El problema de calcular la planilla en hojas de cálculo
Un software de nómina resuelve una tarea que no admite errores: pagar bien y a tiempo a tu equipo. En muchas pymes la planilla se calcula en una hoja de cálculo heredada, con fórmulas que solo entiende quien la armó. Cada mes hay que actualizar a mano los ingresos, las salidas, los permisos, los préstamos y los descuentos, y revisar que nada se haya movido.
A esto se suman los expedientes en carpetas físicas, los permisos pedidos por mensaje sin un registro formal y las planillas para la seguridad social que se preparan aparte. Cuando alguien pregunta cuántos días de ausencia tuvo un colaborador o cuánto le falta pagar de un préstamo, la respuesta exige buscar en varios lugares.
Cómo funciona recursos humanos y nómina en RoyaltyFusion ERP
El módulo reúne los expedientes, los contratos y las planillas calculadas con las reglas de cada país en un solo lugar.
Expedientes, puestos y dependencias
Cada colaborador tiene su expediente digital con su información y su contrato. Organizas a tu equipo por puestos y dependencias, por ejemplo ventas, bodega o administración, para saber quién está en cada área y a quién reporta.
Permisos y ausencias con aprobación
Las solicitudes de permiso y las ausencias se registran en el sistema y pasan por aprobación. Queda constancia de quién pidió qué, quién lo autorizó y cuándo. Se acabaron los permisos acordados de palabra que nadie recuerda a fin de mes.
Nómina con préstamos y embargos
La nómina se calcula en el sistema e incluye los préstamos a colaboradores y los embargos que deban descontarse. Cada descuento queda registrado, así sabes cuánto se ha pagado de un préstamo y cuánto falta.
Planillas IGSS, PLAME y PILA
El ERP prepara las planillas de seguridad social de cada país donde opera:
- Guatemala: planilla del IGSS.
- Perú: PLAME, la planilla mensual de pagos.
- Colombia: PILA, la planilla integrada de liquidación de aportes.
Las reglas de cálculo y los requisitos pueden cambiar, por lo que te recomendamos revisar cada planilla con tu contador o asesor laboral antes de presentarla.
Cómo se conecta la nómina con los demás módulos
- La planilla calculada llega a contabilidad, que se alimenta de la nómina sin que nadie tenga que digitarla de nuevo.
- Los contratos y los comunicados internos se pueden firmar y controlar con firma digital y documentos, con lectura confirmada de cada comunicado.
- Los pagos de la planilla salen de las cuentas que administras en tesorería y cuentas.
Piensa en un restaurante con personal de cocina y salón. Un mesero necesita un permiso para un trámite personal: lo solicita en el sistema, el administrador lo aprueba y queda en su expediente. A fin de mes, la nómina descuenta la cuota del préstamo que ese mesero pidió hace unos meses y la planilla de seguridad social sale del mismo cálculo. Nadie tuvo que buscar mensajes ni revisar cuadernos.
Así recursos humanos, finanzas y contabilidad trabajan con la misma información y el cierre de mes es más ordenado.
¿Para qué negocios es este sistema de planillas?
- Restaurantes con personal de cocina y salón, turnos y permisos frecuentes.
- Distribuidoras con vendedores, bodegueros y choferes en distintas áreas.
- Clínicas con personal administrativo y asistencial que necesita expedientes ordenados.
- Talleres y empresas de servicios que otorgan préstamos a sus técnicos y necesitan descontarlos correctamente.
- Empresas con operaciones en varios países de la región, que aprovechan que el ERP es multiempresa y conoce IGSS, PLAME y PILA.
Qué cambia para tu área de personal
Con el módulo de recursos humanos y nómina, la información de cada colaborador está en un solo lugar. Los permisos tienen un flujo claro de aprobación, los préstamos y embargos se descuentan sin olvidos y las planillas de seguridad social salen del mismo cálculo de la nómina. Quien administra al personal deja de reconstruir datos cada mes y puede dedicarse a atender a las personas.
Además, con los permisos por perfil decides quién puede ver los salarios y los expedientes, un punto importante cuando se trata de información sensible.
Cómo empezar
Recursos humanos y nómina está incluido en RoyaltyFusion ERP y todos los planes traen módulos ilimitados el primer año. Los planes van de 35 USD al mes (1 usuario) a 100 USD al mes (10 usuarios), y el pago anual equivale a 11 meses. Revisa el detalle en planes y precios.
Solicita una demostración y te mostramos cómo se registra un colaborador, cómo se aprueba un permiso y cómo se genera la planilla de tu país.