El problema de atender WhatsApp desde un solo celular
Usar WhatsApp para empresas es casi obligatorio en Latinoamérica: es por donde los clientes preguntan precios, hacen pedidos y presentan reclamos. El problema aparece cuando todo llega a un solo celular. Una persona responde mientras puede, los mensajes se acumulan y, si esa persona sale a almorzar o se va de vacaciones, el negocio se queda sin contestar.
Algunas empresas reparten varios celulares o abren la misma cuenta en distintas computadoras. Eso genera otro desorden: dos personas responden al mismo cliente, nadie sabe quién quedó a cargo de una conversación y no hay forma de medir cuánto tarda el equipo en contestar. Encima, las conversaciones quedan separadas del historial de compras del cliente, que está en otra hoja de cálculo.
Cómo funciona ChatFusion en RoyaltyFusion ERP
ChatFusion es el módulo de WhatsApp de RoyaltyFusion ERP: una sola bandeja compartida por todo tu equipo y conectada a tus clientes y ventas.
Asignación de conversaciones por asesor
Cada conversación se asigna a un asesor. Todos saben quién atiende a cada cliente y no se duplican respuestas. El dueño o el supervisor ven la bandeja completa y saben qué está pendiente.
Plantillas y respuestas rápidas
Las preguntas de todos los días, como horarios, formas de pago o ubicación, se responden con plantillas y respuestas rápidas. El equipo escribe menos y el cliente recibe información uniforme, sin importar quién conteste.
Horarios de atención y mensajes automáticos
Defines tus horarios de atención y el sistema envía mensajes automáticos, por ejemplo para avisar que el equipo responderá en el siguiente horario cuando alguien escribe de noche. El cliente sabe qué esperar y no siente que lo ignoran.
Métricas de primera respuesta y SLA
ChatFusion mide el tiempo de primera respuesta y el cumplimiento de los acuerdos de nivel de servicio (SLA). Con esas métricas sabes si tu equipo responde a tiempo y dónde conviene mejorar, en lugar de guiarte por la impresión de que «siempre contestamos rápido».
Cómo se conecta la bandeja de WhatsApp con el ERP
- Como la bandeja está conectada a tus clientes, el asesor que conversa por WhatsApp y el vendedor que lleva la oportunidad en el CRM trabajan con los mismos datos.
- Cuando el cliente confirma una compra, la venta se emite en facturación electrónica, que también permite enviarle el PDF por correo.
- Si la venta queda a crédito, el seguimiento del pago se hace desde la cartera de tesorería y cuentas.
Por ejemplo, una distribuidora recibe por WhatsApp el pedido de un cliente frecuente. El asesor asignado confirma con una respuesta rápida, el pedido se factura en el ERP y, si el cliente paga a 30 días, el saldo queda en la cartera para su cobro. Así la conversación, la venta y el cobro dejan de estar en tres lugares distintos.
¿Para qué negocios es?
- Tiendas y distribuidoras que reciben pedidos y consultas de precios por WhatsApp todo el día.
- Clínicas y consultorios donde varias personas de recepción atienden citas y consultas.
- Restaurantes que reciben pedidos para recoger o reservas por mensaje.
- Talleres y empresas de servicio técnico que coordinan visitas y responden sobre el estado de un trabajo.
- Centros de estudio que responden a interesados con información repetida sobre horarios y costos.
Qué cambia para tu equipo y tus clientes
Con una bandeja compartida, el WhatsApp del negocio deja de depender de una sola persona. Si alguien falta, otro asesor ve las conversaciones y puede continuar. Las respuestas son consistentes gracias a las plantillas, los clientes que escriben fuera de horario reciben un aviso y tú tienes métricas reales para evaluar la atención.
Como RoyaltyFusion ERP funciona en la nube y se usa desde computadora, tablet y celular, tu equipo puede atender desde donde esté. Y con los permisos por perfil decides quién ve cada conversación y quién puede ver la bandeja completa.
Cómo empezar
ChatFusion forma parte de RoyaltyFusion ERP y, como todos los planes incluyen módulos ilimitados el primer año, puedes usarlo junto con el resto del sistema. Como la bandeja está pensada para varios asesores, la cantidad de usuarios es lo que más importa al elegir: el plan Pyme incluye 3 usuarios por 65 USD al mes, Crecimiento 5 usuarios por 85 USD y Empresa 10 usuarios por 100 USD. Revisa los detalles en planes del ERP.
Solicita una demostración y te mostramos cómo se asigna una conversación, cómo se usa una respuesta rápida y dónde ver las métricas de atención de tu equipo.