El problema de controlar el inventario en hojas de cálculo
Un software de inventario responde tres preguntas: qué tienes, dónde está y cuánto vale. En una hoja de cálculo esas respuestas casi nunca están al día. Alguien vende y olvida descontar, otro recibe mercadería y la anota días después, y cuando haces un conteo físico los números no cuadran.
Las compras suelen agravar el problema. Se piden productos por teléfono sin una orden formal, nadie aprueba el gasto y la mercadería llega sin que se sepa a qué pedido corresponde. Con varias bodegas el desorden se multiplica: mueves productos de un almacén a otro y la hoja de cálculo no se entera. El resultado es conocido: capital inmovilizado en productos que no rotan y faltantes de los que más se venden.
Cómo funciona el inventario en RoyaltyFusion ERP
El módulo de inventario y compras de RoyaltyFusion ERP te dice qué tienes, dónde está y cuánto vale, con compras aprobadas que alimentan tu stock.
Varias bodegas por sucursal y transferencias
Puedes tener varias bodegas en cada sucursal, por ejemplo el almacén principal, la sala de ventas y un depósito de reserva. Cuando mueves mercadería entre ellas, registras una transferencia y el stock se actualiza en el origen y en el destino.
Kardex, valorización y clasificación ABC
Cada producto tiene su kardex, el historial de entradas y salidas que explica por qué el stock es el que es. El sistema calcula la valorización del inventario, para que sepas cuánto dinero tienes invertido en mercadería, y aplica una clasificación ABC que separa los productos que más pesan en tu negocio de los que menos aportan. Así decides dónde poner atención y qué conviene reponer primero.
Kits y lotes de entrega con transportista
Si vendes productos armados en conjunto, como un combo o un paquete, puedes manejarlos como kits. Para los despachos, el sistema organiza lotes de entrega asignados a un transportista, lo que facilita coordinar las salidas de bodega y saber quién lleva cada pedido.
Órdenes de compra con aprobación
Las compras se registran como órdenes de compra que pasan por aprobación antes de ejecutarse. Cuando la compra aprobada se recibe, alimenta tu stock. De esta forma cada ingreso de mercadería tiene un respaldo y nadie compra sin autorización.
Cómo se conecta el control de inventario con los demás módulos
- Cada venta emitida en facturación electrónica descuenta las existencias, y el punto de venta descuenta de la bodega de la sucursal donde se vende.
- Las compras a proveedores se reflejan como documentos por pagar en tesorería y cuentas, para que sepas qué debes y cuándo.
- La contabilidad se alimenta de las ventas y las compras, sin que nadie tenga que digitarlas otra vez.
- El inventario valorizado aparece en el dashboard de indicadores, junto con las ventas y los cobros próximos.
Una venta en caja, una factura a crédito o una compra recibida actualizan el mismo inventario. No hay una versión de la tienda y otra de la oficina.
¿Para qué negocios es?
- Ferreterías con muchos productos pequeños que necesitan kardex y valorización confiables.
- Distribuidoras con varias bodegas, transferencias y despachos con transportista.
- Tiendas de repuestos que quieren saber qué productos pesan más en el negocio con la clasificación ABC.
- Restaurantes que controlan insumos y quieren compras con aprobación.
- Negocios que venden combos o paquetes armados como kits.
Qué ganas con un inventario conectado
Cuando el stock se actualiza con cada operación, los conteos físicos dejan de ser una sorpresa. Sabes qué reponer antes de quedarte sin producto y qué dejar de comprar porque no rota. Las compras pasan por aprobación, así que el gasto queda bajo control. Y como el inventario está valorizado, conoces el dinero que tienes en bodega sin esperar el cierre contable.
RoyaltyFusion ERP funciona en la nube, es multisucursal y maneja permisos por perfil: el bodeguero registra ingresos y transferencias, el encargado de compras prepara órdenes y el dueño aprueba y revisa, cada uno con su propio acceso.
Cómo empezar
El módulo de inventario y compras está incluido en RoyaltyFusion ERP. Todos los planes traen módulos ilimitados el primer año, de modo que lo usas desde el inicio junto con facturación y punto de venta. Los planes van desde 35 USD al mes con 1 usuario hasta 100 USD al mes con 10 usuarios; cada uno incluye una sucursal y almacenamiento de 1 a 10 GB según el plan. Revisa el detalle en planes y precios.
Solicita una demostración y te mostramos cómo se registra una compra, cómo se transfiere mercadería entre bodegas y cómo leer el kardex de un producto.