El problema de facturar a mano o en hojas de cálculo
Un buen software de facturación electrónica te ahorra el trabajo repetitivo que más errores genera en una pyme. Hoy la factura ya no es un papel: es un documento tributario electrónico que debe cumplir las reglas de la autoridad fiscal de tu país. Si lo emites desde un portal por separado y después copias los datos en una hoja de cálculo, haces el mismo trabajo dos veces.
Ese doble registro trae problemas conocidos. Se escribe mal el número de identificación del cliente, se olvida anotar un cobro, una nota de crédito no se refleja en la cartera o el inventario no baja cuando sale la mercadería. A fin de mes, el contador tiene que reconstruir todo y las diferencias aparecen cuando ya es tarde para corregirlas con calma.
Cómo funciona la facturación electrónica en RoyaltyFusion ERP
RoyaltyFusion ERP emite documentos tributarios electrónicos certificados en tres países:
- Guatemala: Factura Electrónica en Línea (FEL) de la SAT, emitida a través de un certificador autorizado.
- Perú: comprobantes de pago electrónicos de la SUNAT.
- Colombia: facturación electrónica de la DIAN, con su código CUFE.
No necesitas conocer el formato técnico de cada país. Llenas los datos de la venta como en cualquier factura y el sistema prepara el documento según las reglas de la autoridad fiscal que corresponde. Si tienes dudas tributarias puntuales sobre tu caso, lo recomendable es revisarlas con tu contador.
Desde el mismo módulo trabajas con los documentos que más se usan en el día a día:
- Facturas, notas de crédito y notas de débito para vender, corregir o ajustar una operación.
- Guías de remisión para documentar el traslado de mercadería.
- Facturas recurrentes para cobros que se repiten cada mes, como una mensualidad o un servicio de mantenimiento.
- Importación desde Excel para cargar varias facturas a la vez cuando trabajas por lotes.
Cada documento se genera en PDF tamaño carta o en ticket de 57 o 78 mm, según uses una impresora normal o una térmica de mostrador. También puedes enviarlo por correo al cliente desde el sistema, sin descargar ni adjuntar archivos a mano.
Cobro automático de las ventas de contado
Cuando una venta es de contado, el ERP registra el cobro automáticamente. No tienes que entrar a otro módulo para marcar la factura como pagada. Así la caja y las cuentas por cobrar quedan al día desde el momento de la venta.
Cómo se conecta con el resto del ERP
La factura es el punto de partida de muchas otras tareas. En RoyaltyFusion ERP todo ocurre en el mismo sistema:
- La venta descuenta la mercadería en inventario y compras, para que tus existencias reflejen lo que realmente queda en bodega.
- Si la venta es a crédito, queda como cuenta por cobrar en tesorería y cuentas, con su antigüedad de saldo.
- La operación genera su asiento en contabilidad, listo para que el contador lo revise.
- Las ventas del día y del mes aparecen en el dashboard de indicadores.
Esto elimina el doble registro. Una sola acción, emitir la factura, actualiza el inventario, la cartera y la contabilidad.
¿Para qué negocios es este sistema de facturación?
El módulo está pensado para pymes que emiten documentos todos los días y quieren hacerlo sin complicaciones:
- Una distribuidora que factura a crédito y necesita guías de remisión para despachar.
- Una ferretería que vende en mostrador e imprime tickets de 78 mm.
- Una clínica o un estudio profesional que cobra mensualidades con facturas recurrentes.
- Un taller que factura sus servicios y envía el PDF por correo al cliente.
Si además operas en más de un país de la región, el mismo sistema factura en Guatemala, Perú y Colombia. RoyaltyFusion ERP es multiempresa, de modo que cada empresa lleva su propia información por separado.
Cómo empezar a facturar electrónicamente
La facturación electrónica certificada viene incluida en todos los planes. Lo que cambia entre ellos es la cantidad de usuarios y de documentos electrónicos al mes:
- Inicial: 1 usuario y 100 documentos al mes, por 35 USD mensuales.
- Pyme: 3 usuarios y 300 documentos al mes, por 65 USD mensuales.
- Crecimiento: 5 usuarios y 500 documentos al mes, por 85 USD mensuales.
- Empresa: 10 usuarios y 1000 documentos al mes, por 100 USD mensuales.
Para elegir, cuenta cuántas facturas, notas y guías emites en un mes normal y cuántas personas usarán el sistema. Puedes ver todos los detalles en planes y precios o solicitar una demostración para ver cómo se emite un documento de principio a fin.