El problema de controlar el dinero en hojas de cálculo
Un software de tesorería te dice tres cosas: cuánto dinero tienes, cuánto te deben y cuánto debes. En muchas pymes esas respuestas están repartidas entre la banca en línea, un cuaderno de caja chica y una hoja de cálculo de clientes que nadie actualiza desde hace semanas.
Las consecuencias se sienten en el flujo de caja. Un cliente se atrasa y nadie lo nota hasta que la deuda es grande. Una factura de proveedor vence sin que se pague y se pierde un descuento o la confianza del proveedor. La caja chica no cuadra y no hay forma de saber quién la manejaba. Y conciliar el banco cada mes se convierte en una tarea larga de marcar movimientos uno por uno.
Cuando el negocio tiene más de una sucursal, el problema se repite en cada local: cada uno lleva su caja y su lista de deudores, y el dueño tiene que juntar todo para conocer la situación real de la empresa.
Cómo funciona la tesorería en RoyaltyFusion ERP
El módulo de tesorería y cuentas reúne bancos, caja chica, cuentas por cobrar y cuentas por pagar con saldos siempre al día.
Cuentas bancarias, movimientos y conciliación
Registras tus cuentas bancarias y sus movimientos dentro del ERP. La conciliación te permite comparar lo que dice el banco con lo registrado en el sistema y encontrar diferencias antes de que se acumulen.
Caja chica con responsables
Cada caja chica tiene un responsable. Los gastos menores quedan registrados y, cuando la caja no cuadra, sabes a quién preguntar. Es una forma sencilla de ordenar el dinero que se mueve todos los días en efectivo.
Cartera y antigüedad de saldos
La cartera muestra cuánto te debe cada cliente y la antigüedad de saldos separa las deudas según cuánto tiempo llevan pendientes. Así priorizas la cobranza: primero lo que está más atrasado o lo que representa más dinero.
Proveedores y documentos por pagar
Del otro lado, llevas tus proveedores y sus documentos por pagar. Sabes qué vence esta semana, qué ya está atrasado y cuánto necesitas para cumplir con tus compromisos.
Cómo se conecta con los demás módulos
- Cada venta a crédito emitida en facturación electrónica genera la cuenta por cobrar, y las ventas de contado registran su cobro automáticamente.
- Las compras de inventario y compras se traducen en documentos por pagar a proveedores.
- Los cobros y pagos alimentan la contabilidad sin digitarlos de nuevo.
- Los cobros próximos aparecen en el dashboard de indicadores, para que los veas apenas entras al sistema.
Por ejemplo, el lunes por la mañana el administrador de una distribuidora abre la cartera por antigüedad, ve qué clientes tienen los saldos más atrasados y reparte las llamadas de cobranza del día. Luego revisa los documentos por pagar que vencen esa semana y decide qué pagar primero según el saldo de sus cuentas bancarias.
Con todo conectado, el saldo de un cliente siempre coincide con sus facturas, y el saldo de un proveedor con sus compras.
¿Para qué negocios es?
- Distribuidoras que venden a crédito y necesitan controlar la antigüedad de su cartera.
- Ferreterías y tiendas que manejan caja chica y pagan a muchos proveedores.
- Clínicas y talleres con cobros mensuales a clientes y gastos operativos diarios.
- Empresas con varias cuentas bancarias que necesitan conciliar cada una.
Qué ganas con una tesorería ordenada
Con los saldos al día, decides con información: cuándo pagar a un proveedor, a qué cliente llamar primero y cuánto dinero tienes disponible realmente. La conciliación deja de ser un dolor de cabeza mensual, la caja chica tiene responsables y la cobranza se vuelve un proceso y no una reacción de último momento.
También puedes preguntarle a Aura, el asistente con inteligencia artificial del ERP, por tu situación con los datos del sistema, y como RoyaltyFusion ERP funciona en la nube, revisas tus saldos desde la computadora, la tablet o el celular.
Cómo empezar
La tesorería está incluida en RoyaltyFusion ERP y todos los planes incluyen módulos ilimitados el primer año. Elige según la cantidad de usuarios y de documentos electrónicos que necesitas: Inicial (35 USD al mes), Pyme (65 USD), Crecimiento (85 USD) o Empresa (100 USD). Revisa todo en planes y precios del ERP.
Solicita una demostración y te mostramos cómo se ve tu cartera por antigüedad, cómo se concilia una cuenta bancaria y cómo se registra un gasto de caja chica.